1. Gemaakte afspraken kunnen tot uiterlijk 24 uur voor het tijdstip van de afspraak
kosteloos geannuleerd worden. Bij annuleren binnen 24 uur voor de afspraak wordt 50%
van de gereserveerde tijd in rekening gebracht. Bij het niet verschijnen op de afspraak
zonder afmelding wordt de volledige gereserveerde tijd in rekening gebracht. Afzeggen kan
altijd, eventueel door een bericht achter te laten op de voicemail. Annuleringen door de
sportpsycholoog worden vanzelfsprekend niet in rekening gebracht.
2. Tough Minds factureert 1 keer per maand digitaal. De nota wordt verstuurd naar het e-
mailadres opgegeven door de opdrachtgever. De betalingstermijn is 10 werkdagen.
2.1 Als de nota niet binnen de 10 werkdagen voldaan is, wordt een eerste
betalingsherinnering gestuurd. Indien de betaling niet binnen de herinneringstermijn van
10 werkdagen is voldaan, stuurt Tough Minds een aanmaning met aankondiging van
mogelijke incassomaatregelen.
2.2 Indien de nota binnen de wettelijke aanmaningstermijn van 14 dagen niet voldaan is,
worden er incassomaatregelen getroffen. De invordering wordt uitbesteed en de kosten die
aan deze incassoprocedure verbonden zijn, komen voor rekening van de opdrachtgever. 2.3 Bij betalingsachterstand kan besloten worden de verdere sportpsychologische
begeleiding op te schorten totdat aan de betalingsverplichtingen is voldaan.
Indien de organisatie om welke reden dan ook niet uitbetaald, blijft ondertekenaar van
deze overeenkomst eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor de betaling.
3. Tough Minds behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die hen toekomen op
grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving.
4. Onderdeel van de beroepscode van de VSPN is dat de sportpsycholoog een
geheimhoudingsplicht heeft ten aanzien van alles wat er tijdens de sessies met cliënten aan
de orde komt. Er mag aan derden geen informatie verstrekt worden zonder toestemming
van de cliënt, of diens ouders (in het geval van minderjarigen). Mogelijk wordt er in het
kader van intervisie collegiaal overleg gevoerd met andere sportpsychologen, maar dit
gebeurt altijd op anonieme basis.
5. De sportpsychologische begeleiding is een inspanningsverbintenis, geen
resultaatverbintenis. De sportpsycholoog van Tough Minds kan niet aansprakelijk gesteld
worden voor het al dan niet behalen van resultaten van de opdrachtgever.
Uw persoonsgegevens en uw privacy bij Tough Minds
Tough Minds hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze
Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. Tough Minds houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze
zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy
policy document;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke
minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor
uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen
wijzen en deze respecteren.
Als Tough Minds zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van ons Privacy reglement, of in algemenere zin, vragen heeft
hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit
document.
AVG en WGBO
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de wet ter bescherming van
privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met
persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn
bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in
de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige
behandelingsovereenkomst (WGBO).
In dit privacyreglement wordt u geïnformeerd over uw rechten en onze plichten die
gelden op grond van de AVG en de WGBO.
Praktijk
Bij Tough Minds kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit is
noodzakelijk om u goed te kunnen te trainen, te coachen of te behandelen en nodig voor
het financieel afhandelen van de behandeling. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk
zijn voor, bijvoorbeeld, de bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid of ter
voldoening aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het verplicht melden van een
besmettelijke ziekte op grond van de Wet Publieke Gezondheid).
De plichten van de praktijk
Tough Minds is volgens de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van
persoonsgegevens die in de praktijk plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen,
voldoet de praktijk als volgt:
- Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld:
o training,coaching of zorgverlening;
o voor doelmatig beheer en beleid;
- Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden.
- U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u
verwerkt worden. Dit kan gebeuren door de zorgverlener, maar ook via een folder
of via onze website.
- Jorrit Terpstra en Petra Sauter – de Munck zijn als enige (sport)psychologen
werkzaam binnen Tough Minds en verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw
persoonsgegevens.
- Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
- Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor
goede zorgverlening.
Voor (medische) gegevens is deze bewaartermijn in principe 20 jaar (vanaf de laatste
behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid
van uzelf of van uw kinderen. Dit is ter beoordeling van de sportpsycholoog.
Welke gegevens verwerkt Tough Minds
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tough Minds de volgende
persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Adres en ev. afwijkend factuuradres
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Gegevens over (mentale) gezondheid
- Indien van toepassing: (top)sportstatus, naam en functie van verwijzer, gegevens
over etniciteit, religie, seksuele geaardheid, antecedenten
- Indien van toepassing: gegevens van UWV die nodig zijn voor reïntegratieactiviteiten
Uw rechten als betrokkene
U heeft de volgende rechten:
- Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
- Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van
een ander daardoor niet wordt geschaad).
- Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat
nodig mocht zijn.
- Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw (medische) gegevens te
vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van
de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens
op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
- Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te
verzetten.
Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling, schriftelijk of per e-
mail kenbaar maken aan Tough Minds. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door
een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor).
Toelichting op het opvragen van informatie
U moet er rekening mee houden dat gegevens ingevolge de wet in principe maximaal
twintig jaar bewaard worden. Tough Minds is niet aansprakelijk voor fouten in de
postbezorging. Indien u er de voorkeur aan geeft om het dossier persoonlijk of door een
gemachtigde op te laten halen, dan kunt u dit kenbaar maken aan Tough Minds.
Meerderjarig
De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) beschouwt de client als meerderjarig
vanaf 16 jaar. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun (medisch) dossier
willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de client niet meer in leven is, is het
verstrekken van de (medische) gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden
dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of als er sprake is van
zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze
beslissing ligt bij de zorgverlener.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjaringen (personen jonger
dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder,
verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Verwijzingen en aanmeldingen van nieuwe cliënten;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van een mailomgeving die de privacy waarborgt bij
informatieuitwisseling;
- Het verzorgen van een videobelomgeving die de privacy waarborgt bij
informatieuitwisseling;
- Het verzorgen van onze beroepskundige herregistratie in het VSPN en SCAS
register
- Indien van toepassing: reintegratieactiviteiten (UWV)
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij
hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te
waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen
verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Soms is het in het kader van de behandeling of training belangrijk of waardevol om overleg
te hebben met een andere behandelaar zoals een fysiotherapeut, huisarts, of andere.
Wanneer dit het geval is, dan zal uw (sport)psycholoog van Tough Minds dit met u
bespreken en u vragen om een apart toestemmingsformulier hiervoor in te vullen en te
tekenen. Zonder deze schriftelijke toestemming zal er geen overleg plaatsvinden.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om
persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we
bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Tough Minds van uw gegevens kennis kunnen nemen,
zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als
daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij
fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u
ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook
heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf
of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren
voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming
hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Vraag of klacht
Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze
omgang met uw gegevens? Dan gaat uw (sport)psycholoog hierover graag met u in
gesprek.
Contactgegevens Tough Minds
info@toughminds.nl
Praktijkadres Haagse Sportcentrale: Michaelisstraat 5, 2521 AJ Den Haag.
Praktijkadres Sportcampus Zuiderpark: Meester P. Droogleever Fortuynweg 22, 2533 SR Den Haag.
IBAN: NL17 KNAB 0255 6281 61
KvK: 67354955